Ya hemos dicho que el mantenimiento es la actividad que se encarga de conservar en las mejores condiciones de operación y producción a cualquier equipo, máquina o planta de una empresa. Por ende, la mayor responsabilidad de un programa de mantenimiento industrial es no sólo la correcta, sino la óptima operación de dichas plantas. De la correcta administración del mantenimiento depende el éxito operativo de una planta, cualquiera que ésta fuere. Es también, por ello, que las responsabilidades de las personas que están a cargo de planear, programar e implementar las rutinas de mantenimiento en una empresa tienen una carga de responsabilidad enorme. ¿Qué pasaría, por ejemplo, si se contrata a un gerente de mantenimiento y a los pocos meses una planta entera tuviera que ser puesta fuera de operación debido a que un turbocompresor falló? o bien, ¿Qué sucede si alguien lleva su automóvil al mecánico porque va a salir de la ciudad y una vez estando en carretera los frenos fallan? "Obviamente (pensará el lector), que el mantenimiento no fue el adecuado". Y en efecto, se comprende a simple vista que el objetivo de dichas decisiones (contratar un gerente de mantenimiento y llevar el automóvil al servicio mecánico) no ha sido cumplido en ningún momento.

Por ello, además de los objetivos que son obvios de cubrir cuando se implementa un programa de mantenimiento, planeado o no, deben especificarse las funciones que tendrá el departamento encargado del mismo. Así, podemos decir que un departamento de mantenimiento únicamente se justifica cuando logra conservar los equipos en óptimas condiciones de funcionamiento al más bajo costo, implicando esto el mayor rendimiento que se puede obtener de la relación mantenimiento-costo-producción en las plantas que componen una empresa.

De lo anteriormente citado, podemos resumir que los principales objetivos del mantenimiento son:

• Lograr la máxima disponibilidad de la infraestructura instalada.
• Preservar la calidad del servicio y el valor de esta infraestructura evitando el deterioro prematuro.
• Conseguir lo anterior mediante la alternativa más económica posible.
• Minimizar los costos de mantenimiento.
• Minimizar los períodos de mantenimiento.

Luego, las actividades o funciones que engloba el mantenimiento son las siguientes:

• Seleccionar y capacitar al personal capacitado para que cumpla con los menesteres y responsabilidades reemplazando inclusive a trabajadores calificados.
• Planear y programar en forma conveniente la labor del mantenimiento.
• Disponer de relevación de máquinas, equipos en general y equipo de trabajo de producción para llevar a cabo las labores de mantenimiento planeado.
• Conservar en buen estado, reparar y revisar maquinaria y equipo de producción.
• Conservar en buen estado y reparar locales, instalaciones, mobiliario y equipo de oficina.
• Instalar, distribuir o retirar maquinaria y/o equipo con miras a facilitar la producción.
• Revisar las especificaciones estipuladas para la compra de nueva maquinaria, equipo y proceso con objeto de asegurar que estén de acuerdo con las ordenanzas del mantenimiento.
• Escoger y proveer, en los plazos requeridos, los consumibles y las piezas de recambio necesarios.
• Iniciar y sostener los programas de conservación para la adecuada utilización e instalación de consumibles y reemplazos.
• Proporcionar servicio de limpieza en toda la empresa.
• Juntar, seleccionar y almacenar adecuadamente de desechos reutilizables.
• Preparar estadísticas para su incorporación a los procedimientos y normas de mantenimiento, tanto locales como de toda la empresa.
• Elaborar en tiempo y forma las requisiciones de herramientas, consumibles, refacciones, etc. para ejecutar debidamente los programas de mantenimiento.
• Cerciorarse de que los inventarios de piezas de reserva, accesorios de mantenimiento y partes de repuesto especiales sean conservados en un nivel óptimo.
• Conservar en excelente estado de mantenimiento y operación los dispositivos de seguridad y cuidar de que se conserven las normas de seguridad de la empresa.

Una vez teniendo como base estos conceptos, principios y actividades se realiza el programa de mantenimiento.

Aún así, con el objetivo de optimizar los beneficios de la especialización, todo el mantenimiento debe ser realizado por un solo departamento bajo las órdenes de un supervisor de mantenimiento o ingeniero de planta, el cual tendrá otros deberes además del mantenimiento de las plantas. Como la unidad de producción utiliza la mayoría de los activos fijos existentes en el grupo social, se encontrará que resulta mucho más satisfactorio que el departamento forme parte de las responsabilidades del gerente de producción. La brecha existente entre el departamento de producción y el de mantenimiento, inevitablemente conducirá a mal funcionamiento de la planta, con todas sus consabidas consecuencias.

Las responsabilidades del equipo de mantenimiento tienen implícitamente el cuidado de la planta (hablando de edificios y equipos); la instalación del equipo nuevo y la supervisión de las condiciones nuevas. Las responsabilidades del departamento de mantenimiento son:

• Los mecánicos, que son los que instalan, mantienen y reparan todo el equipo mecánico.
• Los electricistas, que son los que instalan, reparan y mantienen todo el equipo eléctrico, incluyendo las plantas eléctricas y a todo el equipo de comunicaciones.
• El departamento de construcción, que abarca a los carpinteros, albañiles, plomeros y pintores. Entre las responsabilidades de esta sección se incluye muy a menudo la provisión y conservación de todo equipo contra incendios (mangueras, extinguidores, rociadores, aspersores), a no ser que exista un departamento separado dedicado exclusivamente a tal efecto, y el cuidado y control del equipo de calefacción y ventilación.
• Ayudantes, que son los que llevan a cabo el traslado de materiales y equipos. Ente ellos, generalmente se incluye una cuadrilla de cargadores equipada para poder transportar cargas voluminosas y pesadas.
• Personal de limpieza, quienes son los responsables de toda la limpieza y barrido, abarcando el cuidado de los sanitarios y áreas de aseo.
• Subcontratistas. Estos son especialmente útiles no sólo para transportar cargas muy pesadas, sino para mantener equipos especiales, como teléfonos y maquinaria de oficina.