Formato del texto:
Los márgenes: se deja un margen de 3 centímetros, máximo de 4, de lado izquierdo y la parte superior de la página, un espacio de 3 centímetros. En las parte inferior y derecha, el margen es de 2.5 centímetros. De esta manera queda un espacio aprovechable de 24 renglones y de 65 golpes de tecla.
Los espacios: se escribe a doble espacio de una sola cara de papel entre los títulos y el texto correspondiente se deja un espacio mayor. En trabajos extensos es conveniente iniciar una nueva sección o capitulo en otra hoja, en los breves es preferible continuar en la misma.
Los sangrados: la primera línea de cada párrafo, las notas a pie, los pies de cuadros, los de figura, etc., llevan un sangrado, ósea un blanco que no exceda de siete golpes de tecla.
Las cornisas: son los títulos abreviados que, en los trabajos muy extensos se colocan en el margen superior de las páginas. Esto permite tener más orden y localizar rápidamente el contenido.
Paginación: cuando no sea posible usar números romanos para los prólogos y prefacios, se debe iniciar con una numeración corrida en arábigos, para todo el trabajo.
Tipo de letra: algunos procesadores tienen integrados archivos en los cuales se pueden probar todos los efectos de impresión de familias, tipos y tamaños de letras (negritas, versalitas, subrayados, etc.)
Espacios: cada procesador tiene su manera de manejar los interlineados (espacios entre línea y línea).muchas veces al modificar un interlineado por ejemplo, al corregir una cita se altera todo el texto, por lo tanto, se debe verificar que esto no suceda, citas, notas y bibliografía, irán a renglón sencillo, el cuerpo del trabajo a doble espacio.
Citas y notas: algunos procesadores manejan automáticamente la colocación y la numeración de citas y notas, tanto al pie, como fuera del texto. Estos generalmente permiten corregir, cambiar de lugar, omitir o añadir datos sin que se afecten el resto del texto, pero otros procesadores no lo hacen.
Para estos últimos se recomienda:
- Colocar las notas fuera del texto; puede incluso abrirse otro archivo dedicado exclusivamente a las notas, para evitar la mala colocación de estas a la imprimir.
- Revisar cuidadosamente que cada la nada en las citas corresponda exactamente a las notas.
En cuanto a las citas largas se debe revisar que cada unas tengan el sangrado adecuado, siempre es mejor cuando no se tiene experiencia con la computadora, indicar el margen correcto cita por cita, en el momento de realizarlas y no dejar esta tarea al final.
Corrección de caracteres: todos los procesadores tiene órdenes para búsqueda y corrección de caracteres. Si al revisar un trabajo se encuentra un error que se repite muchas veces se puede corregir con una simple orden pero ¡cuidado!, siempre hay que recordar que el procesador no tiene capacidad de discriminación y actúa mecánicamente por ejemplo, es incapaz de distinguir las terminaciones sión y ción cuando se indica la corrección del acento, de manera que todas las palabras así terminadas quedan automáticamente alteradas.
Resulta muy útil emplear estas órdenes cuando se quiere meter una corrección consistente en una palabra completa, ya sea en todo el texto, ya sea en una parte; por ejemplo, sustituir Moctezuma por moctecuzoma.
Combinación de documentos: según el procesador usado, combinar archivos o pasar textos de un lugar u otro: un cuadro estadístico, una cita, todo un capitulo, etc. Ahora bien, cualquiera que sea la modalidad del procesador se recomienda al usuario salvar primero el bloque que se cortara y después realizar los cambios
En los trabajos largos es conveniente hacer una primera impresión del texto, anotaron las correcciones y señalar los cambios de bloques (incluso cortar con tijeras y pegar en el nuevo lugar), pues en la ventana de la computadora solo se ven fracciones pequeñas del texto y se pierde fácilmente la idea del conjunto.