Organizaciones complejas
La complejidad en las organizaciones no sólo se determina por el tamaño de estas, más bien, como se ha mencionado, es el resultado del crecimiento en el número de variables, los elementos con los que cuenta (grupos, áreas, personal) y las relaciones que se dan entre estos. La cantidad y tamaño en las relaciones entre el sistema y su entorno nos darán un parámetro de que tan permeable o no es el sistema, es decir, que tan abierto es.
Para los sistemas complejos, lo más difícil de predecir es su comportamiento y evolución futura, ya que en muchos de los casos el comportamiento de los grupos de individuos son de naturaleza emergente. Existe una gran diversidad de sistemas complejos, entre los cuales podemos mencionar: los sistemas de cómputo, los físicos los biológicos, los sociales y los económicos. Por lo anterior, podemos mencionar que una de las características básicas que identifican a las organizaciones complejas, las cuales pueden ser vistas como sistemas complejos, son: el grupo numeroso de elementos que participan y sus relaciones internas y externas. En la figura podemos observar que conforme un sistema u organización estable, aumenta su complejidad, se tiene un sistema complejo, sin embargo, si se incrementa el grado de desorden en los sistemas estables, entonces estos tenderán a ser complejos y posteriormente caóticos.
Otros aspectos que se han considerado en el incremento de la complejidad de las organizaciones es la diversidad del medio, la diversidad de los productos y / o servicios que genera, y nuevamente las relaciones e interrelaciones entre ellos. Bajo la perspectiva anterior y de acuerdo al modelo que presenta Mary Jo Hatch, con respecto a la incertidumbre, la complejidad y la velocidad de cambio del medio, se puede mencionar que: la incertidumbre es la respuesta a la velocidad de cambio del medio y a la complejidad.
Complejidad del sistema.
Podemos mencionar, de acuerdo a lo anterior, y citando a LlyaPrigogine, que la evolución de los cambios de estado de los sistemas complejos, se produce obedeciendo a pequeños cambios en los elementos que construyen el sistema, y que se traducen en cambios de todo el sistema. Todo cambio que se genere en una organización o fuera de esta, genera una ruptura del orden preestablecido, sin embargo, se deberá, o generará nuevamente el equilibrio con el entorno.
La ley de la variedad requerida de Ashby, es uno de los intentos para explicar cómo las organizaciones responden a la incertidumbre del medio. La ley requerida de Ashby tiene como objetivo el planteamiento de que la variedad existente en el entorno sólo puede ser atenuada si la variedad del sistema es mayor o igual a esta. De lo anterior podemos decir que: la estructura de la organización tenderá a responder a la complejidad del medio, y adoptará condiciones similares a las del medio.
La estructura organizacional
De acuerdo a Strategor, "la estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad". Con fórmese tiene un crecimiento en el número de funciones y de interrelaciones entre estas, la estructura va creciendo en complejidad. El grado de especialización de los trabajos, el incremento en el número de puestos y la comunicación entre estos, ha sido otro detonante que ha permitido el incremento de la complejidad en las organizaciones y en sus estructuras. Robbins, plantea la influencia del medio ambiente en la complejidad, establece una serie de variables que intervienen en la complejidad del medio ambiente. La tabla 1 muestra las variables de la incertidumbre del medio ambiente que Robbins considera.
El medio ambiente al influir en la incertidumbre y la dinámica del comportamiento de una organización, influye en la estructura organizacional de éste. De lo anterior se puede establecer que el tipo de estructura recomendada, en el caso de los sistemas con poca incertidumbre del medio, se adecua a la estructura mecánica y en el segundo caso, con sistemas de mayor incertidumbre, se recomienda la estructura orgánica.
Las características de la organización mecánica son:
- De naturaleza rígida
- Muy centralizada
- Información orientada según organigrama
La organización orgánica se caracteriza por:
- Equipos de trabajo transfuncionales y trans jerárquicos.
- Departamentalizada.
- Información dirigida libremente entre el grupo de trabajo.
La variedad de factores en una organización ordinariamente requiere de una mayor cantidad de recursos y energía.
La organización hace uso de atenuadores y amplificadores para controlar algunos de los efectos de la variedad de factores del medio ambiente., es decir para aumentar o reducir los efectos de los factores sobre la organización.
La relación que se da entre los recursos y la variedad requerida puede presentarse en tres estados:
- Los recursos son mayores que la variedad requerida; exceso de costo en el sistema.
- La empresa cuenta con los recursos necesarios para atender la variedad requerida; equilibrio dinámico.
- La empresa cuenta con recursos insuficientes para atender a la variedad requerida; la empresa está seriamente amenazada y pierde demasiada energía que la puede llevar a morir.
La organización y la tecnología
La tecnología en la organización no solo ha eliminado varios trabajos rutinarios, sino además ha reestructurado los procesos y funciones dentro de ella. La tecnología ha permitido a las empresas evolucionar y enfrentar la dinámica de su entorno.
Históricamente la tecnología ha permitido que la fabricación de bienes y servicios cambie de una forma artesanal a una altamente científica, sistémica y sistemática. De esto, el recurso humano requerido no solo debe contar con habilidades manuales, sino que además, necesita tener conocimientos y estar capacitado para desarrollar las actividades inherentes a sus funciones.
Administración de los sistemas complejos
Para llevar a cabo la administración en los sistemas complejos es necesario partir de un análisis del entorno y del contexto en donde se encuentra inmerso el sistema, además de la percepción de los riesgos e incertidumbre que sean potenciales a recibir control. El análisis interno y externo propicia la base para determinar la magnitud de cambio y de control en una organización. Los cambios pueden ser desde una mejora en los procesos existentes hasta una reingeniería de procesos.
Metodología para la administración de la complejidad en las organizaciones.
La metodología para la administración de la complejidad se divide en un ciclo de etapas simples:
- Diagnostico
- Comparación Estado Actual contra su "Debe ser". (Cambios deseables y factibles)
- Proceso de cambio
- Aprendizaje
En las distintas etapas se requiere de la participación decidida del personal que trabaja en la organización, coordinados por los líderes, quienes deberán de estar coordinando y monitoreando el proceso en sus distintas etapas.
Desarrollo organizacional
El D.O. se puede definir como: un proceso que se enfoca en la cultura, las funciones y la estructura de la organización, utilizando una visión global del sistema. El DO es un proceso interactivo de diagnosticar, emprender una acción, diagnosticar y emprender una acción.
Podemos mencionar que las organizaciones son sistemas sociales complejos inmersos en un medio ambiente con el cual están interactuando, recibiendo entradas, o elementos y entregando salidas, son sistemas abiertos, permeables. Los esfuerzos hechos por el DO son encaminados a mejorar a toda la organización o cuando menos grandes partes de ella. La teoría general de sistemas es una poderosa herramienta que permite entender la complejidad y emprender acciones en escenarios complejos. El DO e mejorar a la organización, mejorar sus procesos, las interrelaciones entre estos y con su entorno.
Dinámica de sistemas
La dinámica de sistemas es una metodología para estudiar y administrar sistemas complejos de realimentación (situación en la que dos sistemas se relacionan entre sí), como los encontrados en las organizaciones y otros sistemas sociales. Al lugar de máxima efectividad se le conoce como punto de apalancamiento.
La metodología de la dinámica de sistemas:
1. Definición del problema
2. Definición de las políticas de aplicación actuales (previo al análisis)
3. Desarrollo de las hipótesis dinámicas que explican el problema
4. Modelización de los lazos