Los costos estimados fueron el primer paso para la predeterminación del costo de producción para los tres elementos del costo (material, mano de obra y los costos indirectos de fabricación) y tuvieron por finalidad pronosticar el costo total a invertirse en un producto determinado.

Asimismo, el objetivo inicial que se persiguió en la estimación del costo, fue el de tener una base para cotizar precios de venta, posteriormente fue posible utilizar ese costo estimado con fines contables, dando nacimiento al sistema de costos estimados.

La característica especial de un sistema de costos estimados es que al hacerse la comparación con los costos reales, aquellos deberán ajustarse a la realidad, siendo posible lograr con el tiempo una predeterminación que se acerque más al costo real.

De lo antes expuesto se puede inferir que los costos estimados son una variante de los Costos Predeterminados y su objetivo es fijar las proyecciones de los costos unitarios para el próximo período del costeo. Así pues, la necesidad que tienen las empresas industriales y las de servicios de conocer sus costos con antelación, obliga a estas organizaciones a disponer de un grupo de personas instruidas e idóneas para que determinen sus costos y así poder presentar y ofrecer precios de ventas razonables.

Del mismo modo, la obtención de los costos estimados se basa en cálculos sobre experiencias adquiridas y en un conocimiento amplio de la industria en cuestión, cálculos que de ninguna manera tienen base técnica, siendo necesario hacer las correcciones para ajustarlos al costo real.

Ventajas y desventajas de los costos estimados

Según Pérez Ortega (1988), la estimación de los costos debe abarcar necesariamente los tres elementos del costo del producto e inclusive costos de distribución; de aquí que el sistema de costos utilizado en estas circunstancias sea íntegramente predeterminado y no circunscrito en su predeterminación a uno solo de los elementos del costo.

La estimación efectuada en este sistema de costos permite al incorporarse a la contabilidad de costos, lograr ciertas reducciones de la recopilación y análisis de costos realmente incurridos, lo cual permite simplificar el procedimiento

La predeterminación de los tres elementos del costo de producción, inherente al sistema de costos estimados trae además una tercera ventaja que es la de control de costos, tan importante o más que las dos anteriormente apuntadas y que radica justamente en las posibilidades adicionales de control que brinda toda predeterminación. En efecto, el control ejecutivo es más efectivo cuando hay oportunidad de comparar sistemáticamente cifras representativas de erogaciones o hechos previstos o planteados como objetivos. La comparación entre unos y otros, la cuantificación de las diferencias relativas y el análisis e investigación posteriores de las mismas, proporcionan a la administración un conocimiento objetivo de la medida y causas por las cuales la realidad se ha apartado de las metas prefijadas, permitiéndole así adoptar una serie de medidas correctivas cuando este alejamiento obedece a fallas manifiestas surgidas en la ejecución real de las operaciones y puestas en evidencia a través del mecanismo correcto. Sin embargo, a pesar de las ventajas derivadas de la posibilidad de comparar cifras predeterminadas con reales en cada uno de los elementos del costo, una limitación propia del sistema de costos estimados, consiste tanto en la forma en que por lo normal suelen predeterminarse los costos cuando se utiliza ese sistema y que no es enteramente técnica ni científica, y consecuentemente no puede decirse que refleje en forma íntegra metas indiscutibles por lograr, como en el poco análisis derivado de la forma simplificada en que se recopilan las cifras de costos realmente incurridas. Dicho en otros términos, si por una parte las estimaciones de costos se realizan en una forma un tanto empírica, a través de aproximaciones y evaluaciones previas no científicas y, por la otra, las cifras representativas de costos reales se simplifican al máximo, en beneficio de economías de operación contable, sacrificando técnicas de detalle y análisis, como el punto de referencia (costo real) adolece de fallas en su respectiva elaboración y por consecuencia, el posible control emanado de una comparación semejante está necesariamente viciado por las deficiencias en el cómputo de los elementos comparados. Sin embargo, en la actualidad el sistema de costos estimados, dada la simplificación del carácter contable inherente al mismo, es de gran aplicación en industrias que no elaboran una amplia variedad de productos y que no están profusamente departamentalizadas. Consideradas estas posibilidades de su aplicación práctica y efectiva, aun con las limitaciones de control ya expuestas, su conocimiento es de esencial interés en nuestro medio industrial, en el que todavía existe un gran número de industrias de esta naturaleza, en que la utilización de un sistema de costos estimados seguramente brindará mayores beneficios y menor costo de operación contable que un sistema de costos históricos.

Condiciones para usar costos estimados

Se puede utilizar costos estimados cuando:

• Las operaciones de fabricación son muy sencillas.
• Los distintos artículos elaborados son pocos en características y en tamaño.
• Se estima que las variaciones sean pequeñas entre un período y el siguiente.
• Los propietarios de la empresa no requieren utilizar un procedimiento muy especificado de costos.

Determinación de los costos estimados

Según Neuner (1982), los estimados de costos pueden descomponerse de ordinario en estimados de los elementos de los costos, a saber: materiales, mano de obra, y carga fabril.

Estos estimados pueden ser obtenidos de anotaciones basadas en la experiencia de los cálculos, de las fórmulas matemáticas o químicas, o simplemente por aproximaciones, no implican los tipos de estudio de ingeniería, estadísticas y matemáticas que se requieren para la fijación de los llamados costos estándar. La causa es evidente: la estimación, con solo aproximarse razonablemente a la realidad, permitirá cubrir su objetivo esencial, que está mucho más vinculado con la evaluación anticipada de la costeabilidad de un artículo o proyecto determinado y con su posible precio de venta, que con el control estrecho de la eficiencia de las operaciones industriales, característica del sistema de costos estándar, el que, por lo tanto si requiere de un costo previo elaborado con todo un verdadero carácter científico.

Los costos estimados deben ser computados para cada producto diferente. Si hay muchos productos distintos, el uso de un procedimiento de estimar los costos se convierte en tan costoso como un sistema más completo, con resultados que pueden ser menos exactos.

Asimismo, Ortega Pérez de León (1988) señala, que el punto de partida de un costo estimado lo constituyen las especificaciones, fórmulas o planes completos del producto o proyecto de que se trate, aunado a indicaciones del número de productos que se planee elaborar durante un lapso determinado, generalmente un año. El paso inmediato siguiente lo constituye la estimación del costo de los materiales directos incluidos en cada producto u obra. Para ese objeto es necesario considerar todas las materias primas o materiales básicos, los secundarios, los accesorios de empaque y todos aquellos que en general sean susceptibles de identificación plena. Las cantidades que deben utilizarse de cada uno serán calculadas tomando en consideración los desperdicios forzosos de acuerdo con sus respectivos márgenes de tolerancia y si parte de aquellos pueden reducirse o recuperarse habrá que calcular la reducción neta que tal aprovechamiento puede originar en el costo de aquellos materiales. Habrá que considerar, en seguida, los costos de estos materiales, de acuerdo con cotizaciones que se recaben, tomando en cuenta las cantidades y calidades requeridas y los descuentos que sean factibles obtener.

La etapa subsecuente la constituye la predeterminación o estimación de la mano de obra directa. Para ello es necesario delinear las operaciones de diversa naturaleza que deben ejecutarse, así como el grado de calificación o especialización requerida de los operarios que intervengan en las diversas fases transformadoras; habrán de tomarse en cuenta, también, los tiempos que forzosamente deben perderse de acuerdo con las cargas de trabajo involucradas y con las características del equipo utilizado; en el caso de ciertas industrias que elaboran o construyen unidades relativamente nuevas o diferentes a las previamente procesadas, se presenta el problema del tiempo de entrenamiento o adiestramiento de los operarios no familiarizados aún con dicha actividad y cuyo rendimiento no puede ser óptimo en las primeras semanas de desarrollarla. Preestablecidos los tipos de operación, la clase de operarios y los tiempos respectivamente involucrados, será necesario valorar la mano de obra, de acuerdo con las cuotas de salarios correspondientes, así como las diversas prestaciones que deban pagarse o reconocerse a los trabajadores. Aunque parte o la totalidad de estas prestaciones se incluyen dentro de la mano de obra indirecta y se incluyen dentro de la estimación del tercer elemento del costo de producción, se requiere tomar en consideración estos conceptos a fin de incluirlos en su totalidad, de una manera correcta, en el costo estimado. En cuanto a los costos indirectos de fabricación, como es bien sabido, son un elemento del costo de producción que prácticamente no pueden ser aplicados o apreciados en forma precisa en una unidad trabajada, haciéndose su absorción en los costos de elaboración, a través de diferentes bases según sea el caso.

Asimismo, el concepto de costos indirectos agrupa todos los elementos necesarios para que el hombre transforme la materia prima, como son: equipo, herramientas, energía eléctrica, y todos los demás elementos que coadyuvan en la producción, respondiendo a cierto volumen de producción.

Es un problema bastante complejo el determinar el volumen de producción que corresponde a cierto volumen de indirectos, y al estudiarse, deberá ponderarse una situación de trabajo normal para encontrar la eficiencia normal de fábrica.

Por otra parte, los costos indirectos de fabricación, en términos generales, reúnen cierta característica en relación con los volúmenes de producción, distinguiendo por lo tanto "costos fijos" y "costos variables". Los primeros se mantienen constantes sea cual fuere el volumen de producción y los segundos aumentan o disminuyen en relación con el volumen de producción.

Características de los costos estimados

Según Pérez Ortega (1988), las características de los costos estimados pueden resumirse en:

• La estimación de costos unitarios, base del sistema mismo, es predominantemente empírica ( se parte de experiencias generales modificadas más o menos ampliamente, por los cambios previstos en materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación) y no rigurosamente técnica o científica. Esto no significa que el sistema no pueda aplicarse a industrias en que se contemple la elaboración de nuevos productos o de unidades u obras de especificaciones muy particulares justamente se ha visto que estas peculiaridades dieron origen al surgimiento del sistema mismo; sin embargo, las estimaciones se diferencian siempre por este carácter un tanto grueso y están sujetas a afinaciones ulteriores.
• Las industrias en que opera eficientemente un sistema de esta naturaleza son aquellas pequeñas o medianas en que la producción no es muy variada; o si lo es, resulta factible efectuar agrupaciones de productos; ni hay un gran número de centros o departamentos de producción.
• El grado de análisis contable, en cuanto a costos reales de producción se refiere, es reducido y puede llegarse a grandes simplificaciones; por ejemplo: eliminarse el sistema de inventarios perpetuos en lo que respecta al control de los materiales, sustituyéndose por comparaciones periódicas de inventarios, método global o pormenorizado mediante tomas de inventarios físicos; suministro de materiales a la producción a través de simples vales administrativos de acuerdo con los requerimientos de las órdenes, de los procesos o de las fórmulas para la fabricación de cada producto.
• Aunque el sistema es más bien aplicable a un sistema de costos por procesos, también suele utilizarse en uno de órdenes, aunque en este último caso ya su simplicidad no es tan evidente, debido a que se requiere identificar las materias primas y mano de obra directa consumidas en cada orden y en estas condiciones no será factible eliminar el sistema de inventarios perpetuos respecto a las materias primas principales ni las tarjetas de distribución de tiempo respecto a la mano de obra directa.
• Las comparaciones posteriores entre los costos estimados y los reales, al finalizar un período de costos o la ejecución de un trabajo u obra determinados, adolece de la misma limitación de realizarse en forma un tanto global y no suficientemente analítica.
• Considerando el sistema en su conjunto y en sus posibilidades de desarrollo ulterior, resulta ser un punto de transición entre un sistema de costos históricos con o sin predeterminación de carga fabril y un sistema de costos estándar.

Bases para la incorporación de los costos estimados a la contabilidad de la empresa.

• Cálculo de la hoja de costos estimados.
• Cálculo de la producción terminada a costo unitario estimado.
• Cálculo del costo estimado de la producción vendida.
• Valoración de la producción en proceso a costo estimado.
• Determinación de las variaciones y su eliminación.
• Corrección de la Hoja de costos estimados por unidad.

Diferencias entre los costos históricos y los estimados

Históricos:

• Se obtienen después de producido el artículo.
• Son un cómputo final, conociéndose tardíamente las deficiencias del costo.
• Son datos resultantes.
• No requieren de ajustes.
• Indica lo que costo o se invirtió.

Estimados

• Se obtienen antes de elaborado el producto o durante su transformación.
• Se basan en cálculos sobre experiencias adquiridas y un conocimiento amplio de la industria en cuestión.
• Es básico considerar cierto volumen de producción y determinar el costo unitario estimado.
• Deben ajustarse a la realidad.
• Indica lo que puede costar producir un artículo.