Los sistemas de información vienen a ser uno de los principales productos que la computación y la informática provee. De hecho, si consideramos la palabra informática,
la cual se deriva de la composición de dos palabras, información y automática, lo que permite decir que la informática es el tratamiento de la información por medios automáticos.
Los medios informáticos se refieren a los dispositivos computacionales (CPU, impresora, cajeros automáticos, etc.) y el software que corre encima de esos dispositivos. La información es la salida que proveen los dispositivos para ser interpretados por personas u otros sistemas de información, los cuales, a su vez, tienen sus propios dispositivos y personas. Se entenderá por un sistema de información como un sistema basado en computadora, el cual es alimentado con datos por medio de procedimientos de entrada y convierte el sistema, los datos en información. La información se muestra por medio de procedimientos de salida.
La distinción que tenemos que hacer, en este caso, es entre los conceptos de dato e información.
Un dato representa un hecho absoluto
Por ejemplo la cantidad de lluvia que cayó en una región durante un año determinado. Los datos alimentan al sistema por medio de procedimientos que capturan y validad esos datos y se almacenan en el sistema dentro de una base de datos. Una vez que se han almacenado los datos, estos se pueden consultar, manipular y combinar de muchas formas para producir información. Que resultara útil, por ejemplo, la cantidad de lluvia que ha caído durante un periodo en contraste con otros años precedentes, la proyección de precipitación para un periodo de acuerdo con el comportamiento de los últimos veinte años tomando en cuenta las condiciones atmosféricas mundiales.
Niveles de información
Dentro de los sistemas basados en computadora, y en particular en los sistemas de información, hay gente que actúa de distinta forma dentro del sistema mismo. El hecho de que se necesite distintos tipos de información del mismo sistema es la consecuencia de que actúen de distinta manera.
Características deseables para la información
Pueden enunciarse estos cuatro criterios como las características deseables para la información:
- Validez: La información producida debe ser correcta.
- Exactitud: La información debe ser toda la que se requiera.
- Concisión: La información solo tendrá el nivel de detalle que se necesita.
- Oportunidad: La información debe estar disponible en el momento que se necesite.
Los cuatro criterios anteriores deben aplicarse a todos los niveles necesarios de información que el sistema produzca.
Sin embargo, los criterios varían su significado de acuerdo con el nivel en que se encuentren. No es lo mismo pensar que significara información concisa para un cajero (las transiciones de su caja), para un jefe de sucursal (flujo de capital de toda su sucursal), o para un gerente (rentabilidad de una región en un periodo X). Es decir, a
un gerente no se le hará llegar un informe de todas las transacciones de una caja para tomar una decisión, ni a un cajero se le hará saber las tendencias de la corporación.
Categorías de sistemas de información
Los sistemas de información se pueden desglosar en tres grandes categorías:
- Sistemas transicionales: Son los que reflejan un sistema en su comportamiento cotidiano. Se basan en las transacciones que se presentan en un sistema. Una transacción se puede definir como una actividad o conjunto de actividades que se tratan como una sola, las cuales dejan pista para darles seguimiento. Ejemplo de estos sistemas transaccionales, es un sistema que atiende un servicio público como la captura del consumo de algún servicio, captura del pago de clientes, revisión del servicio (averías, suspensiones, etc.).
- Sistemas de control de la gestión: Son sistemas que se basan en un sistema transaccional. Extraen de esta última información para producir una de mayor nivel que servirá para el control de la gestión. Por ejemplo el gerente de alguna empresa que brinda algún servicio sabrá cuales regiones reforzar con mayor equipo y personal de acuerdo con la cantidad de averías registradas.
- Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: estos sistemas son de un alto nivel de información, capaces de representar escenarios de posibles situaciones, de acuerdo con la información registrada, o a ciertos parámetros que se le dan de entrada, permitiendo visualizar que decisiones tomar con base en investigaciones, pronósticos, o simulaciones.