Vamos a partir del principio de que todas las instalaciones físicas, edificios, equipo de oficina, talleres, departamentos, productivos, maquinaria, equipo de transporte y de manejo de materiales representan partes de los activos de toda la organización. La responsabilidad del mantenimiento consiste en conservar o mantener en óptimas condiciones, así como reducir los costos del mantenimiento al mínimo posible.

Así las cosas, es la gerencia de mantenimiento quien debe encargarse de equilibrar la calidad del servicio del mantenimiento entre los siguientes factores:

• Dinero gastado.
• Horas-Hombre empleadas.
• Cantidad de personal empleado.
• Espacio mínimo de piso requerido.
• Fuerza máxima consumida.
• Valor monetario del equipo mantenido.

Y se toman, después de ello, cinco categorías generales de los gastos del departamento de mantenimiento:

• Adiciones al Capital: Este punto implica el costo total del trabajo realizado por el departamento de mantenimiento en cuanto a:
• Equipo nuevo adquirido.
• Mejoras implementadas.
• Reemplazos efectuados.
• Gastos de Reparación y mantenimiento: Aquí se incluyen todos los gastos que se acumulan para mantener a la planta y a su equipo en condiciones de operación óptima o, de menos, satisfactoria en relación con:

• Reparaciones requeridas por interrupción.
• Inspecciones de rutina y mantenimiento preventivo.
• Conservación de las condiciones (tales como la pintura o lubricación).
• Reemplazos realizados debido al desgaste de piezas.
• Reparación del edifico, ocasionada por el desgaste natural y otras condiciones.
• Gastos de desmantelamiento: Estos comprenden el costo de la remoción del equipo obsoleto o abandonado. Debería incluírse solamente cuando se remueve una unidad completa o una porción mayor, y tal costo está sobre aquél capitalizado en una instalación nueva.

• Costos de la producción y distribución de servicios: se toman en cuenta los gastos derivados de la producción de los servicios o productos finales, así como los medios para hacer llegar éstos a los clientes, distribuidores o consumidores finales. Tales gastos son:
• Costos de la producción y distribución de servicios.
• Combustible.
• Servicios adquiridos (tales como energía eléctrica, agua, etcétera).
• El costo del trabajo para producirlos y distribuirlos.
• Gastos Varios: Convergen en ésta sección aquellos servicios que varían considerablemente con la ocupación. Es trabajo realizado por departamentos de mantenimiento por brevedad (Servicios de conserjería, mantenimiento de patios, lavado de ventanas, etc.).