¿Qué es la Externalización?

La externalización de una empresa, es el entregar ciertas actividades propias de esta, a otra empresa especializada en el tema. Por lo general, se le llama externalización de servicios. La externalización, es una práctica, que se está llevando a cabo por las grandes empresas, desde hace un tiempo a la fecha. La idea de la externalización, es la reducción de costos, ya que la empresa que realiza aquella tarea de manera externa, se dedica exclusivamente a aquello. O sea, son expertos en la materia. Aparte que ella entregará los respectos beneficios a sus empleados, evitándose la empresa contratante, a entregar los mismos, a supuestos empleados que tendría que contratar, por los mismos servicios de manera interna.

Por otra parte, la externalización, es una herramienta potente, barata y útil, de ampliar los horizontes de la empresa, hacia otros países. Ya que de esta manera, se ahorrará en personal y en edificios corporativos. Otro beneficio de la externalización, es la liberación de carga laboral, a las planas gerenciales y ejecutivas. Ya que estas, se podrán abocar de lleno, a sus tareas internas. Por lo que se ahorra tiempo y esfuerzo personal, en tareas que son consideradas menores.

La posibilidad de la externalización se basa en un ejercicio de diferenciación entre lo que constituye el negocio central de la empresa y aquellas actividades que no lo son. Se considera actividades centrales o competencias centrales a:

a. Actividades que tradicionalmente se realizan en la empresa.

b. Actividades que son críticas para el buen funcionamiento del negocio.

c. Actividades que crean una ventaja competitiva en el negocio.

d. Actividades que implican un crecimiento futuro o una innovación para la empresa.

Competencias y actividades que tengan importancia estratégica para la empresa. Además de estos beneficios directos, la externalización en la mayoría de los casos permite:

a. Reducir los costos de producción.

b. Obtener productos de mejor calidad.

c. Reducir el número de tareas rutinarias.

d. Dedicarse a las tareas de mayor rentabilidad

Ventajas

Algunas de las ventajas que ofrece la externalización tienen que ver con la responsabilidad de las empresas contratantes en los controles de calidad y sistemas de evaluación establecidos conjuntamente con los prestadores de estos servicios, lo que implica que ambas partes aprenden del trabajo conjunto y pueden mejorar los resultados.

En cuanto a la toma de decisiones, se refuerza la agilidad de las mismas por centrarse sólo en problemas que se refieren a las competencias esenciales de la empresa.

Por último, también se puede destacar el mejor aprovechamiento de los espacios físicos y la revalorización de los recursos instalados (maquinaria, equipos, entre otros) para optimizar su uso.

Desventajas

Por el lado de las desventajas que acarrea la externalización para las empresas hay que pensar en la pérdida de habilidades para el cumplimiento del objetivo del negocio, ya que el desprenderse de algunas tareas implica desprenderse de conocimientos sobre las mismas. También puede suceder que se desarrollen habilidades que, incorrectamente catalogadas como esenciales, no sean básicas para la actividad.

Sin duda que uno de los temas que más preocupan a la hora de externalizar algún proceso es la pérdida del control sobre la calidad de los servicios contratados. Al mismo tiempo puede suceder que, en la evolución del modelo de negocio, se dejen de desarrollar capacidades que en un futuro cercano puedan ser críticas para la empresa.

En caso de no realizar un buen análisis de las compañías prestadoras de servicios, la tercerización se puede convertir en un problema más que en una solución.

Existen diferentes maneras de externalizar procesos de la empresa:

Total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

Parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores. Departamentos que pueden externalizarse.

¿Qué es internalizar?

La internalización, o insourcing, es una estrategia de negocio que consiste en integrar y consolidar dentro de la empresa determinadas tareas críticas. El insourcing puede ser temporal, por ejemplo para desarrollar un producto; o bien permanente, como sería el caso de un servicio técnico avanzado.

La internalización es aplicable a todos los ámbitos. Por ejemplo, puede que una empresa que participa en muchas ferias se acabe dando cuenta de que es más rentable y eficiente reclutar a un equipo especializado en eventos, que contratar cada vez a una agencia diferente. Es cuestión de superar las rutinas e inercias.

¿Es lo contrario a externalizar?

Aunque parezca lo opuesto a la externalización, en realidad el insourcing es un complemento: la internalización permite a tu empresa centrarse en sus competencias más importantes y delegar el resto a los proveedores externos.

¿Por qué internalizar?

Durante años, muchas empresas han apostado por externalizar todas las tareas posibles con objeto de reducir personal, costes y complicaciones operativas. Pero algunos negocios ya se han dado cuenta de que la clave de su competitividad reside precisamente en realizar determinadas tareas de una forma que ni sus competidores, ni los proveedores externos, son capaces de igualar.

¿Cuándo internalizar?

a. Cuando los proveedores no son capaces de ofrecerte el nivel de calidad deseado.

b. Para diferenciarte de los competidores, o mejorar tu posicionamiento.

c. Para ser más flexible y más ágil en determinados procesos y ámbitos.

d. Como forma de captar y retener personal con gran talento o cualificación.

e. Para poder innovar sin tener que compartir tus creaciones con otros.

f. Por motivos de imagen, coherencia o responsabilidad social corporativa.

g. Para reducir costes: en algunos casos, externalizar te sale más caro.

¿Cómo internalizar?

a. Detecta las tareas o funciones que son más críticas para tu empresa.

b. Evalúa si el servicio que ofrecen los proveedores externos es adecuado.

c. Analiza los recursos y el personal que necesitarías para realizar esas funciones.

d. Localiza a los directivos y técnicos que precisas y contrátalos.

e. Asegúrate de fidelizar al equipo de forma adecuada para retenerlo.

f. Compara los resultados con los obtenidos con proveedores externos.