La función de la teoría de inventarios consiste en planear y controlar el volumen del flujo de los materiales en una empresa, desde los proveedores, hasta que se entrega a los consumistas.

En toda compañía existen cuatro funciones principales que deben de trabajar en forma coordinada. Estas funciones son Compras, Producción, Finanzas y Ventas. La función de finanzas actúa como un medio de apoyo a la labor de compras, producción y ventas.

Uno de los problemas más grandes problemas que tienen actualmente las compañías es que gran parte del capital de trabajo se invierte en los inventarios, que son recursos ociosos temporalmente, razón por la cual tiene un alto costo mantener estos inventarios, Entonces los administradores de los sistemas de producción tienen que preguntarse por qué es conveniente que la compañía tenga que invertir parte de su capital de trabajo en mantener esas existencias a pesar del alto costo que ellas representan.

A continuación se mencionan varias razones:

• Generalmente los países como Costa Rica manejan una economía conocida como economía de escala. Esto significa que cuando se genera gran volumen de material se pueden reducir los costos de producción de sus productos, haciéndolos más competitivos en el mercado. La consecuencia de esto es un aumento esperado de la demanda de esos productos, maximizando los ingresos esperados debido a un mayor volumen de ventas. Esto obliga a las compañías a invertir grandes cantidades de dinero en los inventarios.
• El mantenimiento de los inventarios ayuda a suavizar la producción y a desacoplar los procesos. Esto significa que cuando se producen bienes con procesos de producción en serie, no todos los procesos trabajan con la misma velocidad, lo que obliga a las líneas de producción a que su capacidad de producción este en función del proceso más lento.
Esto haría que los procesos más rápidos acumulen mucho tiempo de ocio, si trabajan a velocidad de los más lentos. El almacenamiento temporal, de los materiales que los procesos más rápidos produce, alimentan a los procesos más lentos, lográndose una producción más uniforme en la planta de producción.
• En países en donde la economía está sujeta a cambios constantes, y la moneda pierde su valor adquisitivo debido al proceso de la inflación, se produce mucha incertidumbre en el valor de los precios de los materiales. Una alternativa para las compañías es el almacenar sus materiales de producción, de tal manera que cuando suban los precios, se produzcan algunos ahorros en los costos de estos materiales, o bien se protejan de la escasez y la especulación que se produce.

Desde el momento en que se guarda una mercancía, para posteriormente satisfacer una demanda futura, se está ante un problema de inventarios.

Supongamos que se conoce por anticipado la demanda que una determinada mercancía va a tener durante el próximo año, y que también se tiene alguna estimación del comportamiento de los costos de esa mercancía, durante ese año. Entonces, los que tienen la responsabilidad de ordenar el abastecimiento de esa mercancía, pueden tomar la decisión de adquirirla en su totalidad por adelantado, o bien ordenar el abastecimiento periodo a periodo, digamos mes a mes, sobre su horizonte de planeación.

Si se toma la decisión de abastecer, por adelantado, todos los materiales necesarios para cumplir con el programa de producción anual, la compañía nunca se va a parar por falta de esos materiales. Sn embargo, con esta decisión se incurre en un costo de oportunidad, por inmovilizar el capital durante el año. Veamos un ejemplo:

Si se decidiera que en vez de invertir $3.000.000 en materia prima y otros materiales, estos recursos se colocaran en títulos valor, a una tasa de interés del 25% anual, entonces la compañía podría tener ingresos brutos por: 3.000.000*0.25=$750.000 al año. Esto significa que el solo hecho de inmovilizar el capital durante un año, tiene un costo de $750.000 cuando menos.

Por otra parte, si se decide hacer el abastecimiento periodo a periodo, la frecuencia de pedidos aumenta, con la posibilidad de que los materiales sean escasos en cualquier momento, y no se pueda satisfacer algún pedido por la falta de esos materiales de producción.

Lo que indica que pedir por adelantado todos los materiales necesarios, o bien hacer los pedidos, periodo a periodo, acarrea costos muy altos. La teoría de inventarios busca encontrar el volumen de existencias que equilibra los costos debido a la frecuencia de los pedidos, la frecuencia de paros debido a la falta de mercancías, así como el costo por mantenimiento de los inventarios.

Por lo tanto, la teoría de inventarios busca determinar cuándo hacer el pedido en el tiempo, y cuanta cantidad debe pedirse, de tal manera que el costo total de mantener esos inventarios sea el menor posible.

El costo total se define como la suma de los costos de pedir, mantener almacenadas las mercancías, y los costos en que se incurre por mercancías escasas o materiales faltantes.

En los últimos tiempos, se han desarrollado algunas técnicas que tratan de eliminar, si fuera posible, el almacenamiento de las mercancías. Tal es el caso de la técnica "Justo a tiempo", en la cual el almacenamiento de mercancías para satisfacer demandas futuras trata de eliminarse totalmente. Es claro que esto es ideal, pues el costo por mantener el inventario, sobre todo en el rubro de inmovilización de capital, disminuye considerablemente, aparte de otros beneficios para el proceso de producción.